Persondatapolitik i forbindelse med leverandørforholdet med Herning Vand

Herning Vand Holding A/S (Herefter benævnt ”Herning Vand”)  har registreret personoplysninger om dig, hvis

• du er leverandør eller
• du er tilknyttet en virksomhed, der er leverandør hos Herning Vand (kontaktperson).

I denne sammenhæng skal vi efter persondatalovgivningen give dig en række oplysninger om, hvordan vi behandler dine oplysninger.

Såfremt du er kontaktperson hos en leverandør opfordres du til at dele denne skrivelse med andre kontaktpersoner hos leverandøren, du ved allerede har eller vil få kontakt med Herning Vand.

Herning Vand er dataansvarlig for behandlingen af dine oplysninger. Herning Vand kan kontaktes via info@herningvand.dk eller på tlf. 99 99 22 99.

Hvilke oplysninger behandles der?

Vi behandler ikke følsomme oplysninger om dig, men kun almindelige. Dette indebærer som leverandør stamdata som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, men også betalingsoplysninger og vilkår for leverandørforholdet.

Som kontaktperson hos en leverandør har vi stamdata om dig, så som navn, telefonnummer, e-mailadresse og stillingsbetegnelse.

Hvad er formålet med behandlingen af oplysningerne?

Der er forskellige formål med behandlingen af oplysningerne om dig:

• at administrere leverandørforholdet og opfylde vores kontraktmæssige forpligtelser over for dig, så længe du er leverandør, herunder opbevare oplysninger om dig og/eller en person tilknyttet en virksomhed, der er leverandør
• at leve op til relevant lovgivning på området, herunder bogføringsloven
• at opbevare oplysninger om dig i en periode efter leverandørforholdets afslutning i dokumentationsøjemed

Hvad er det retlige grundlag for behandlingen af oplysningerne?

Som udgangspunkt er det ulovligt at behandle personoplysninger, medmindre man har et retligt grundlag for behandlingen.

Hos Herning Vand benytter vi følgende retlige grundlag, alt efter om du er leverandør eller kontaktperson hos en leverandør:

Hvis du er leverandør:

Retsgrundlaget for behandlingen er primært aftalen mellem dig og Herning Vand om køb af dine ydelser, hvilket naturligt indebærer behandling af oplysninger om dig, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra b.

Det retlige grundlag kan dog også være, at behandlingen følger af lov, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra c. Herning Vand er eksempelvis forpligtet efter bogføringsloven til at opbevare regnskabsmateriale i op til 5 år + indeværende år.

Desuden kan det retlige grundlag være Herning Vands legitime interesse i at foretage en bestemt behandling, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra f. Dette kan være tilfældet ved opbevaring af oplysningerne i dokumentationsøjemed.

Hvis du er en kontaktperson hos en leverandør:

Såfremt du ikke er leverandør, men en person tilknyttet en virksomhed, der er leverandør, er retsgrundlaget for behandlingen Herning Vands legitime interesse i at varetage et kartotek over sine leverandører, hvor der fremgår oplysninger om virksomhedens kontaktperson, så det er muligt at varetage leverandørforholdet, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra f.

Det retlige grundlag kan dog også være, at behandlingen følger af lov, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra c. Herning Vand er eksempelvis forpligtet efter bogføringsloven til at opbevare regnskabsmateriale i op til 5 år + indeværende år.

Hvornår bliver oplysningerne slettet?

Alle oplysningerne vil som udgangspunkt være slettet senest 5 år efter udløbet af det år, hvor leverandørforholdet ophørte. I særlige tilfælde, hvor der er fare for en retlig konflikt med en leverandør eller en person tilknyttet en virksomhed, der er leverandør, kan alle oplysningerne blive opbevaret i dokumentationsøjemed, indtil kravet er forældet eller endeligt afgjort af en retsinstans.

Såfremt dine oplysninger indgår i en i sag om driftshændelser eller tilslutning/frakobling til vand- og spildevandssystemet, kan dine personoplysninger blive opbevaret på ubestemt tid i dokumentationsøjemed.

Hvem bliver oplysningerne delt med?

Oplysningerne bliver som udgangspunkt ikke delt med tredjemand. Efter omstændighederne kan oplysningerne, særligt i tilfælde af en retlig konflikt, deles med advokater, revisorer, domstolene, offentlige myndigheder og forsikringsselskaber.

Dine rettigheder

Efter reglerne i persondataforordningen har man som registreret følgende rettigheder over for Herning Vand:

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder skal du kontakte os.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Såfremt du mener, behandlingen er i strid med reglerne i persondatalovgivningen, kan du indgive klage hos os. Hvis du er uenig i vores vurdering af sagen, kan du klage til Datatilsynet. Datatilsynet kan kontaktes på dt@remove-this.datatilsynet.dk eller på tlf. 33 19 32 00. Se desuden Datatilsynets hjemmeside på datatilsynet.dk, hvor du kan finde yderligere information om dine rettigheder som registreret.